1. Waarop deze verklaring van toepassing is
Deze privacyverklaring geldt voor de website van Cedrus Trading, offerte- en contactaanvragen, onze leveringsovereenkomsten voor stroom en gas, EAN2EAN en het gebruik van de Cedrus Energy Manager als onderdeel van onze levering. Bij al deze verwerkingen houden wij ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Wij werken uitsluitend voor organisaties. Toch verwerken wij persoonsgegevens: van contactpersonen en gebruikers binnen die organisaties, en van klanten die als natuurlijk persoon een onderneming drijven, zoals een eenmanszaak, vof of maatschap. Meetgegevens van een bedrijfsaansluiting zijn meestal geen persoonsgegevens. Zijn ze wel tot een persoon te herleiden, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak, dan gelden de regels in deze verklaring ook voor die gegevens.
2. Wie verantwoordelijk is
Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
Cedrus Trading B.V.
Vanadiumweg 11-A
3812 PX Amersfoort
KvK-nummer 98829076
Btw-nummer NL868660929B01
Privacyvragen: privacy@cedrus.energy
Cedrus Trading is de leveringstak van Cedrus Energy. Neemt u diensten rechtstreeks af van Cedrus Energy, zoals strategische energieconsultancy of operationeel energiebeheer, dan geldt voor die diensten de privacyverklaring van Cedrus Energy.
3. Welke gegevens wij verwerken
Hoeveel gegevens wij van u hebben, hangt af van uw relatie met ons. Een bezoeker die een vraag stelt, deelt er minder dan een klant met tientallen aansluitingen. De tabel noemt per categorie de gegevens die in de praktijk voorkomen.
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Organisatie- en contactgegevens | Naam van de organisatie, KvK-nummer en btw-nummer; naam en functie van contactpersonen, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer; correspondentie met ons. |
| Aansluit- en EAN-gegevens | EAN-codes, adres van de aansluiting, type aansluiting en capaciteit, gecontracteerd transportvermogen, netbeheerder en meetbedrijf, eigen opwek en opslag. |
| Meetgegevens | Verbruik en teruglevering per kwartier waar de meetdata dat toelaat; meterstanden, ook bij een overstap of meterwissel. Bij EAN2EAN ook de opwek van aangesloten opwekkers en de gematchte volumes. |
| Contract- en factuurgegevens | Gekozen product en looptijd, afspraken over de opslag en vastgeklikte volumes, facturen, betalingen en bankrekeningnummer. |
| Gebruik van de Energy Manager | Naam, e-mailadres, rol en rechten van gebruikers, inlogmomenten, instellingen en meldingen, technische logbestanden. |
| Websitegegevens | Wat u in een formulier invult, en technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals IP-adres, browsertype en tijdstip van het bezoek. |
Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, hebben wij voor onze dienstverlening niet nodig en vragen wij niet.
4. Waar de gegevens vandaan komen
De meeste gegevens ontvangen wij van u of van uw organisatie, bijvoorbeeld via een offerteaanvraag of bij het sluiten van een overeenkomst. Daarnaast ontvangen wij gegevens van netbeheerders, meetbedrijven en de centrale registers van de energiesector. Het gaat dan vooral om aansluit- en meetgegevens die nodig zijn om uw aansluitingen aan te melden, te beleveren en af te rekenen. Is daarvoor uw machtiging nodig, dan vragen wij die vooraf.
Voor de gegevens van uw organisatie kunnen wij openbare bronnen raadplegen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
5. Doelen en grondslagen
Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor de doelen hieronder. Per doel staat de grondslag uit de AVG waarop de verwerking rust.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uw vraag of offerteaanvraag behandelen, uw verbruiksprofiel analyseren en een voorstel met doorrekening opstellen. | Stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst. Vraagt u iets namens een organisatie, dan ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden. |
| De leveringsovereenkomst sluiten en uitvoeren: aansluitingen aanmelden, de overstap regelen met netbeheerder en huidige leverancier, energie inkopen en leveren. | Uitvoering van de overeenkomst. |
| Verbruik afrekenen, factureren en betalingen verwerken. | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting (administratie). |
| Opwek en verbruik per kwartier matchen via EAN2EAN, de afspraken tussen opwekker en afnemer vastleggen, de herkomst registreren en Garanties van Oorsprong meegeven. | Uitvoering van de overeenkomst. |
| Toegang geven tot de Energy Manager, meldingen versturen en rapportages opstellen. | Uitvoering van de overeenkomst. |
| U adviseren over uw inkoop, bijvoorbeeld met signalen van onze tradingdesk bij EPEX + Vastklikken. | Uitvoering van de overeenkomst. |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht, de regels voor gegevensuitwisseling in de energiesector en vragen van toezichthouders. | Wettelijke verplichting. |
| De website en de Energy Manager beveiligen, storingen verhelpen en misbruik voorkomen. | Gerechtvaardigd belang. |
| Klanten en zakelijke relaties informeren over onze diensten. | Gerechtvaardigd belang; uw toestemming waar de wet die vereist. |
| Klachten en geschillen behandelen. | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang. |
| Vastleggen welke keuze u in de cookiemelding maakt, om uw toestemming te kunnen aantonen. | Wettelijke verplichting (artikel 7 lid 1 AVG). |
Is uw organisatie een rechtspersoon, zoals een bv, dan sluiten wij de overeenkomst met die rechtspersoon. Uw gegevens als contactpersoon verwerken wij dan op grond van ons gerechtvaardigd belang: wij moeten over de overeenkomst met de juiste persoon kunnen communiceren.
De grondslagen die wij gebruiken
- Uitvoering van een overeenkomst
- De gegevens zijn nodig om een overeenkomst met u te sluiten of uit te voeren.
- Wettelijke verplichting
- Een wet verplicht ons de gegevens te verwerken of te bewaren, zoals de fiscale bewaarplicht.
- Gerechtvaardigd belang
- Wij hebben een zakelijk belang bij de verwerking en na afweging wegen uw belangen niet zwaarder. Daartegen kunt u bezwaar maken (zie artikel 9).
- Toestemming
- U heeft toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor cookies voor statistieken of marketing, of om de meetdata van uw aansluitingen op te vragen. Intrekken kan altijd. Verwerkingen die vóór de intrekking met uw toestemming plaatsvonden, blijven rechtmatig.
Een doel dat niet in de tabel staat, voegen wij alleen toe als het verenigbaar is met het doel waarvoor wij de gegevens hebben gekregen, of als u daarvoor toestemming geeft.
Wilt u geen informatie meer over onze diensten ontvangen, laat het ons weten via privacy@cedrus.energy. Wij sturen u die berichten dan niet meer.
Verbruiksprofiel en geautomatiseerde besluiten
Met uw verbruiksprofiel bedoelen wij het verloop van het verbruik op uw aansluitingen: wanneer u verbruikt, hoeveel en met welke pieken. Het is geen profiel van u als persoon.
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die u in aanmerkelijke mate treffen. Bij EAN2EAN berekent het systeem per kwartier welke opwek aan welk verbruik wordt toegewezen. Met welke opwekkers u een match aangaat, bepaalt u zelf.
6. Met wie wij gegevens delen
Persoonsgegevens verkopen wij niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de doelen in deze verklaring, en alleen met de partijen hieronder.
- Netbeheerders en centrale registers
- Voor het aanmelden van aansluitingen, de overstap, de toerekening van verbruik en het ontvangen van meetgegevens wisselen wij gegevens uit met uw netbeheerder. Ook met EDSN wisselen wij gegevens uit; EDSN verwerkt in opdracht van de netbeheerders gegevens over aansluitingen en beheert onder meer het EAN-codeboek. Hetzelfde geldt voor andere organisaties die namens de netbeheerders de gegevensuitwisseling in de energiesector verzorgen.
- Meetbedrijven
- Bij een grote aansluiting verzamelt een erkend meetbedrijf de meetgegevens. Wij wisselen met het meetbedrijf de gegevens uit die nodig zijn om die meetgegevens te ontvangen en uw levering af te rekenen.
- Balanceringsverantwoordelijke
- Op elke aansluiting moet een balanceringsverantwoordelijke (voorheen programmaverantwoordelijke) actief zijn. De partij die die rol voor onze leveringen vervult, ontvangt de aansluit- en volumegegevens die nodig zijn om de levering in te plannen en te verrekenen.
- De andere partij bij EAN2EAN
- Maakt u via EAN2EAN een afspraak met een opwekker of een afnemer, dan ontvangt die partij de gegevens die voor de afspraak en de herkomstinformatie nodig zijn, zoals de naam van uw organisatie en uw contactpersoon.
- Cedrus Energy
- Ons moederbedrijf Cedrus Energy ontwikkelt de Energy Manager en beheert het klantsysteem waarin aanvragen via deze website binnenkomen. Medewerkers van Cedrus Energy hebben toegang tot uw gegevens voor zover hun werk voor u dat vraagt, bijvoorbeeld bij advies over de capaciteit van uw aansluitingen.
- Dienstverleners in onze opdracht
- Partijen die de website en databases hosten, e-mail- en kantoorsoftware leveren of ons helpen met de financiële administratie. Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zoals de AVG voorschrijft. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die zij van ons krijgen.
- Accountants en adviseurs
- Voor zover nodig voor de controle van onze administratie of voor juridisch of fiscaal advies.
- Overheid en toezichthouders
- Als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld tegenover de Belastingdienst of de Autoriteit Consument & Markt.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld voor ondersteuning of technisch beheer. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor stelt, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Wilt u weten welke waarborg in een bepaald geval geldt, dan kunt u dat bij ons navragen.
7. Hoe lang wij gegevens bewaren
Elke soort gegevens heeft een eigen bewaartermijn, afgestemd op het doel waarvoor wij de gegevens gebruiken. Soms schrijft de wet een langere termijn voor: voor de financiële administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Vragen en offerteaanvragen via deze website | Zolang wij uw aanvraag opvolgen, en uiterlijk 24 maanden nadat de aanvraag voor het laatst is bijgewerkt. Daarna verwijderen wij haar automatisch uit ons klantsysteem. Leidt de aanvraag tot een overeenkomst, dan gelden de termijnen voor klantgegevens hieronder. |
| Klant-, contract- en aansluitgegevens | Zolang de overeenkomst loopt en zolang nodig om die daarna af te wikkelen. Gegevens die deel uitmaken van de financiële administratie bewaren wij daarna zeven jaar (fiscale bewaarplicht). |
| Meetgegevens | Zolang nodig voor levering, afrekening, correcties en uw overzicht in de Energy Manager. Voor zover meetgegevens deel uitmaken van de financiële administratie, bijvoorbeeld als onderbouwing van een factuur, gelden daarna de zeven jaar van de fiscale bewaarplicht. |
| Facturen en betalingen | Zeven jaar (fiscale bewaarplicht). |
| Accounts voor de Energy Manager | Zolang het account actief is en daarna niet langer dan nodig voor de afwikkeling van de overeenkomst. |
| Technische logbestanden | Zolang nodig voor de beveiliging van onze systemen en het verhelpen van storingen. |
| Logboek van uw cookiekeuze | 24 maanden na uw keuze; daarna automatisch verwijderd. |
Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij de gegevens of maken wij ze anoniem, zodat ze niet meer tot een persoon te herleiden zijn.
8. Beveiliging
Wij beveiligen persoonsgegevens tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Daarvoor treffen wij technische en organisatorische maatregelen, waaronder deze:
- Verbindingen met de website en de Energy Manager zijn versleuteld.
- Elke gebruiker van de Energy Manager heeft persoonlijke inloggegevens en ziet alleen de gegevens die bij de toegekende rol horen.
- Toegang tot klantgegevens is beperkt tot medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben.
- Met dienstverleners die gegevens voor ons verwerken, leggen wij afspraken over beveiliging vast in de verwerkersovereenkomst.
Vindt u een kwetsbaarheid in deze website of in de Energy Manager, meld die dan volgens onze regeling voor responsible disclosure.
Raken persoonsgegevens toch verloren of in verkeerde handen, dan melden wij dat datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens als de AVG dat voorschrijft. Brengt het lek een hoog risico voor u mee, dan informeren wij u ook rechtstreeks.
9. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten.
- Inzage
- U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en waarvoor.
- Correctie
- Zijn gegevens onjuist of onvolledig, dan kunt u ons vragen ze aan te passen.
- Verwijdering
- U kunt vragen uw gegevens te verwijderen. Dat doen wij, tenzij wij ze moeten bewaren, bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Beperking
- U kunt vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang wij een verzoek om correctie beoordelen.
- Overdraagbaarheid
- Gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en die wij op grond van een overeenkomst of uw toestemming geautomatiseerd verwerken, kunt u in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten doorsturen naar een andere partij.
- Bezwaar
- Tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken vanwege uw specifieke situatie. Tegen het gebruik van uw gegevens om u over onze diensten te informeren, kunt u altijd bezwaar maken.
- Intrekken van toestemming
- Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken.
Een verzoek stuurt u per e-mail naar privacy@cedrus.energy. Voordat wij gegevens verstrekken, gaan wij na of het verzoek echt van u komt. Blijkt dat al uit de omstandigheden, bijvoorbeeld omdat u mailt vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is, dan vragen wij geen kopie van uw identiteitsbewijs.
De AVG geeft ons een maand om op uw verzoek te reageren. Bij een ingewikkeld verzoek of een groot aantal verzoeken mag die termijn met twee maanden worden verlengd. U hoort dat dan binnen de eerste maand, met de reden.
Bent u niet langer contactpersoon voor uw organisatie of verandert uw functie, laat het ons dan weten. Wij passen de gegevens aan of verwijderen ze.
10. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, leg die dan eerst aan ons voor via privacy@cedrus.energy. Wij onderzoeken de klacht en zoeken met u naar een oplossing.
Daarnaast kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de AVG.
11. Website, formulieren en cookies
Bij elk bezoek aan deze website verwerkt de server technische gegevens, zoals uw IP-adres, het type browser en het tijdstip. Die gegevens zijn nodig om de pagina's te tonen en de website te beveiligen.
Wat u invult in het offerteformulier of het contactformulier, wordt via een versleutelde verbinding opgeslagen in het klantsysteem dat Cedrus Energy voor ons beheert. Dat systeem draait op de databasedienst Supabase, op servers in Duitsland. Uw aanvraag en de ontvangstbevestiging aan u versturen wij via de e-maildienst Resend. Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te behandelen en op te volgen, zoals beschreven in artikel 5. Voor het versturen vragen wij geen toestemming: de grondslag is uw aanvraag zelf. Is een aanvraag 24 maanden niet bijgewerkt, dan verwijdert het systeem haar automatisch.
De actuele EPEX-prijzen op deze website haalt uw browser rechtstreeks op bij Supabase, op servers in Ierland. Supabase ontvangt daarbij, zoals bij elke internetverbinding, uw IP-adres en verwerkt dat als onze verwerker, alleen om de prijzen te leveren en de dienst te beveiligen.
Om te kunnen aantonen welke keuze u in de cookiemelding hebt gemaakt, leggen wij die vast in een logboek: een willekeurig toestemmings-ID, ja of nee per categorie, de versie van de melding en het tijdstip. Uw IP-adres en browsergegevens horen daar niet bij. Het logboek staat bij Supabase, op servers in Duitsland.
Deze website gebruikt geen cookies of scripts voor advertenties of statistieken en legt uw surfgedrag niet vast. Wat de website op dit gebied wel en niet doet, en hoe u cookies in uw browser beheert en verwijdert, leest u in ons cookiebeleid. De voorwaarden voor het gebruik van deze website staan in de disclaimer.
Deze website bevat links naar websites van anderen, zoals overheidsinstanties en andere officiële bronnen. Voor de verwerking van persoonsgegevens op die websites is de betreffende organisatie verantwoordelijk.
12. Wijzigingen
Wij passen deze privacyverklaring aan als onze dienstverlening, onze systemen of de wetgeving veranderen. De datum onderaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Veranderen wij wezenlijk hoe wij gegevens van klanten verwerken, dan informeren wij onze klanten daar rechtstreeks over.
13. Contact
Vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens stuurt u naar privacy@cedrus.energy. Per post bereikt u ons op Vanadiumweg 11-A, 3812 PX Amersfoort, ter attentie van Privacy. Voor andere vragen kunt u terecht op onze contactpagina.
Meer informatie over uw privacyrechten en de bewaarplicht vindt u bij:
Laatst bijgewerkt: